Политика обработки персональных данных

ООО «СИСТЕМА360»

Информационная система «Диалог 360»

Редакция от 18 сентября 2026 года

1 Общие положения

Настоящая Политика объясняет, какие персональные данные обрабатываются при использовании информационной системы «Диалог 360» по адресу https://360.gkdialog.info, для каких целей они необходимы, кому могут предоставляться и как человек может реализовать свои права.

Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «СИСТЕМА360», ИНН 6317175258, ОГРН 1266300017697. Адрес: 443041, Самарская область, городской округ Самара, город Самара, улица Садовая, дом 137, помещение 7Н. Единая электронная почта для обращений, вопросов о персональных данных и сообщений об инцидентах: info@gkdialog.info.

ООО «СИСТЕМА360» самостоятельно определяет цели обработки данных учётных записей, обращений, безопасности и своего договорного взаимодействия. В этой части общество является оператором персональных данных.

Когда компания-пользователь загружает документы и сведения о своих работниках, представителях и контрагентах для выполнения своего поручения, она определяет законную цель и основание такой обработки. ООО «СИСТЕМА360» обрабатывает эти сведения в пределах оформленного поручения и соглашения с компанией. Настоящая Политика не заменяет такое поручение и не разрешает использовать загруженные сведения для самостоятельных несовместимых целей.

Правовую основу составляют Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», применимые положения Гражданского кодекса РФ, требования к хранению документов, договоры и поручения на обработку. Если необходимым основанием является согласие человека, Оператор получает его отдельно от соглашений и иных подтверждаемых документов.

Ознакомление с Политикой, вход в кабинет и принятие пользовательских правил сами по себе не являются согласием на рекламу, распространение персональных данных или любую заранее не определённую обработку.

2 Цели и состав данных

Учётная запись и работа в кабинете

Субъекты: физические лица, которые регистрируются или работают в кабинете, включая руководителей, бухгалтеров и других представителей компаний. Данные: действительные фамилия, имя и отчество при наличии, рабочая электронная почта, телефон при его предоставлении для выбранного способа связи, идентификатор учётной записи, должность или роль, связь с организацией, настройки доступа и подтверждения контактов.

Цель: предоставить индивидуальный доступ, поддерживать профиль, доставлять необходимые сообщения о работе сервиса и отличать фактического пользователя от руководителя компании. Основания: заключение и исполнение договора с самим пользователем в применимой части, законные интересы Оператора и компании в организации безопасного взаимодействия при соблюдении прав человека либо отдельное согласие, когда другого основания нет.

Соглашения и проверка полномочий

Субъекты: подписанты и лица, готовящие документы. Данные: ФИО, рабочая почта, роль, сведения о компании, руководителе и СРО, данные доверенности или МЧД, сведения сертификата электронной подписи, в том числе ИНН и СНИЛС при их наличии и необходимости сопоставления, электронная подпись, документ, дата и способ подписания, результат проверки и журнал связанных действий.

Цель: подготовить и заключить соглашение, проверить личность и полномочия подписанта, сохранить доказательства электронного взаимодействия. Основания: применимые нормы гражданского законодательства и законодательства об электронной подписи, исполнение договора с субъектом в соответствующих случаях, соблюдение обязанностей по хранению документов и защита законных интересов при соблюдении прав субъекта. Сведения о руководителе могут сверяться с официальными данными ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Документы и услуги по поручению компании

Субъекты: работники, представители и контрагенты компании-пользователя, сведения о которых необходимы для заказанной услуги. Данные: ФИО, должность, рабочие контакты, сведения о полномочиях, образовании и квалификации, если они нужны для соответствующей услуги СРО, а также необходимые персональные данные из договоров, заявлений и приложений.

При подготовке регистрационных и иных юридических документов по отдельному заданию могут обрабатываться паспортные данные, дата и место рождения, адрес, ИНН и СНИЛС, если без них невозможно выполнить это задание. Для обычного входа в кабинет и принятия личных правил такие сведения не запрашиваются.

Цели: подготовка, хранение, согласование и направление конкретных документов, предоставление заказанных услуг, взаимодействие с выбранной СРО или иным указанным получателем. Основания и допустимый состав данных определяются компанией, применимым законом и поручением на обработку. Договор с компанией сам по себе не заменяет необходимое основание обработки данных каждого физического лица.

Обращения и поддержка

Субъекты: заявители, пользователи и представители компаний. Данные: имя, обратный адрес или иной предоставленный контакт, содержание обращения, необходимые вложения, переписка и результат рассмотрения.

Цель: ответить на вопрос, выполнить запрос, устранить неисправность, рассмотреть претензию или обращение о персональных данных. Основания: исполнение обязанностей Оператора, договорное взаимодействие, законный интерес в рассмотрении обращений либо отдельное согласие в соответствующих случаях.

Безопасность и работоспособность

Субъекты: посетители и пользователи Системы. Данные: IP-адрес, время и вид действия, идентификаторы сеанса и пользователя, сведения о браузере и устройстве, результат авторизации, технические ошибки и сведения о подозрительной активности.

Цели: защита учётных записей и документов, предотвращение злоупотреблений, расследование инцидентов и устранение ошибок. Основания: выполнение обязанностей по защите персональных данных и законные интересы в безопасной работе сервиса при условии соблюдения прав человека. Содержание документов не включается в технические журналы без отдельной необходимости.

3 Источники и достоверность

Данные поступают от самого человека, от уполномоченной компании-пользователя, из необходимых официальных реестров и в результате работы Системы. Использование открытого источника не означает неограниченного права на дальнейшую обработку содержащихся в нём персональных данных.

Перед подписанием пользователь проверяет и при необходимости исправляет собственные данные и реквизиты документа. Фактический пользователь указывает свои ФИО. Работа бухгалтера или другого сотрудника не должна оформляться как действие директора только потому, что его имя ранее было указано в профиле.

Исправление профиля не подменяет сведения ЕГРЮЛ, не изменяет уже подписанный документ и не предоставляет полномочий действовать за компанию. Ошибка в подписанном документе исправляется предусмотренным для такого документа способом с сохранением истории.

Компания-пользователь обязана передавать только необходимые сведения, иметь законное основание их обработки и передачи, информировать субъектов и обеспечивать получение согласий, когда они требуются. При выявлении избыточных или неправомерно переданных данных Оператор ограничивает их обработку и рассматривает вопрос об удалении.

4 Способы обработки

Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и, при рассмотрении документов и обращений, без них. В пределах заявленных целей могут выполняться сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление определённому получателю, блокирование, удаление и уничтожение данных.

Система использует необходимые идентификаторы сеанса и технические cookies для входа, сохранения состояния и защиты запросов. Дополнительная аналитика, рекламное отслеживание и рекламные рассылки не могут основываться только на принятии настоящей Политики. Для их включения должны быть определены отдельные цели, состав данных, получатели и применимое основание; при необходимости запрашивается отдельное согласие.

Базовые функции кабинета и подписания соглашений не предназначены для обработки специальных категорий персональных данных или биометрической идентификации. Такие сведения не следует загружать без отдельной законной необходимости и согласованного порядка обработки.

Результат автоматической сверки реквизитов или полномочий может быть передан на проверку сотруднику Оператора. Субъект вправе сообщить об ошибке и потребовать её рассмотрения человеком. Решения, порождающие юридические последствия для человека или иным образом затрагивающие его права и законные интересы, не принимаются исключительно автоматически вне случаев и условий, предусмотренных законом.

5 Получатели и привлечённые лица

Доступ имеют только уполномоченные работники Оператора и компании-пользователя в пределах их задач и предоставленных прав. Наличие доступа к кабинету не означает права видеть документы любых других компаний.

Для базовой инфраструктуры используется хостинг REG.RU на территории Российской Федерации. Поставщик инфраструктуры получает доступ к обрабатываемым данным только в объёме, необходимом для согласованных операций размещения, хранения и технического обслуживания, на установленных договором условиях.

Для доставки служебных писем привлечённому почтовому сервису могут передаваться адрес получателя, необходимые сведения сообщения и технические данные доставки. Закрытые ключи электронной подписи и PIN-коды носителей не подлежат передаче Оператору или почтовому сервису.

Сведения могут предоставляться выбранной компанией СРО, адресату документа, сервису проверки электронной подписи или полномочий и государственному органу при наличии надлежащего основания. Состав передаваемых данных ограничивается конкретной операцией. Указание СРО в карточке компании не является поручением автоматически направлять ей все документы.

Привлечение лица для обработки по поручению оформляется договором, определяющим данные, операции, цели, конфиденциальность, требования к безопасности и обязанности при инцидентах. Информация о конкретных привлечённых лицах и передаче данных предоставляется субъекту по запросу в предусмотренном законом порядке. Для данных компании дополнительно соблюдаются ограничения и порядок уведомления из соглашения с ней.

Загруженные документы не могут передаваться внешним системам искусственного интеллекта для обучения моделей или использоваться для собственных несовместимых целей на основании настоящей Политики. Отдельная функция обработки документов сторонним сервисом требует самостоятельной проверки её правового основания и условий передачи.

6 Размещение и передача за границу

Основная серверная инфраструктура Системы размещается у REG.RU в Российской Федерации. При сборе персональных данных граждан РФ обеспечивается выполнение требований части 5 статьи 18 Закона № 152-ФЗ к размещению используемых баз данных.

Подключение дополнительных хранилищ, средств резервного копирования, мессенджеров, мобильных уведомлений и иных внешних сервисов допускается только после определения мест обработки, состава получателей и выполнения применимых требований закона. Само размещение основного сервера в РФ не заменяет проверку таких каналов.

Если операция предполагает трансграничную передачу, Оператор до её начала выполняет требования статьи 12 Закона № 152-ФЗ, включая уведомление уполномоченного органа в предусмотренных случаях и соблюдение установленных ограничений. Принятие Политики не является самостоятельным разрешением на такую передачу.

7 Сроки хранения и уничтожение

Сведения профиля и связи с компаниями обрабатываются в течение пользования соответствующей учётной записью и предоставления услуг. После достижения целей или прекращения основания обработки ненужные данные удаляются в срок не более 30 календарных дней, если закон или применимое соглашение не предусматривает иного и отсутствует другое самостоятельное законное основание хранения.

Соглашения, к которым применим общий срок хранения договоров, сохраняются пять лет после истечения срока их действия и прекращения обязательств по ним, с исчислением срока по правилам архивного законодательства. Вместе с ними сохраняются необходимые доказательства подписания и полномочий. Если для конкретного вида документа предусмотрен иной обязательный срок, применяется этот срок. Это правило не означает хранения всех загруженных пользователем файлов в течение пяти лет.

Неподписанные проекты соглашений и относящиеся к ним служебные сведения, не необходимые для расследования инцидента или разрешения спора, удаляются не позднее 30 календарных дней после последнего действия с проектом. Технические журналы безопасности, не включённые в доказательства конкретного подписания или инцидента, хранятся не более 180 календарных дней.

Обращения и переписка по ним хранятся до завершения рассмотрения и в течение трёх лет после его окончания для подтверждения результата и защиты прав, если необходимость такого хранения сохраняется. При наличии специального обязательного срока применяется соответствующее требование; избыточные вложения не сохраняются только ради хранения переписки.

Документы и данные, обрабатываемые по поручению компании, возвращаются или уничтожаются по её законному указанию и в сроки соглашения с учётом обязательных требований закона. При прекращении поручения продолжение обработки допускается только при наличии самостоятельного правового основания, о котором Оператор информирует в установленном порядке.

Удаление распространяется на рабочие базы, файлы и соответствующие копии. Резервное копирование не является основанием бессрочного хранения. Если немедленное выборочное уничтожение в резервной копии технически невозможно и применим предусмотренный законом порядок отсрочки, данные блокируются от дальнейшего использования и уничтожаются при перезаписи копии не позднее 90 календарных дней, но в любом случае не позднее обязательного срока. При восстановлении копии ранее исполненные требования об удалении применяются повторно.

На время обязательного хранения или разрешения конкретного спора сохраняется только необходимый объём данных с ограниченным доступом. По окончании соответствующего основания данные уничтожаются с фиксацией выполнения процедуры. Неизменяемость подписанного документа защищает его от подмены, но не отменяет предусмотренного законом уничтожения после истечения срока хранения.

8 Права человека и обращения

Субъект вправе получить сведения о своей обработке и доступ к относящимся к нему данным; потребовать уточнения, блокирования или уничтожения в предусмотренных законом случаях; отозвать согласие; потребовать прекращения обработки в применимых случаях; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

Обращение направляется на info@gkdialog.info или почтовым отправлением по адресу Оператора. В нём следует указать, какие данные или действия затронуты, требование и контакт для ответа. Оператор при необходимости запрашивает только соразмерные сведения для подтверждения личности и полномочий, чтобы не раскрыть данные постороннему. Пароли, одноразовые коды, закрытые ключи и PIN-коды сообщать не нужно.

Сведения о наличии и порядке обработки предоставляются в срок не более десяти рабочих дней с момента обращения или получения запроса. Продление допускается не более чем на пять рабочих дней с направлением мотивированного уведомления. Для уточнения, прекращения обработки и уничтожения применяются специальные сроки и основания, установленные статьями 20 и 21 Закона № 152-ФЗ.

Отзыв согласия прекращает обработку, основанную на нём, при отсутствии другого законного основания. Он не отменяет обязанности хранить определённые законом документы и не изменяет ранее совершённые правомерные действия. Если запрошенное удаление невозможно полностью, Оператор сообщает основание, сохраняемый состав данных и применимый срок.

Когда ООО «СИСТЕМА360» действует по поручению компании, оно помогает ей рассмотреть обращение и при необходимости направляет его соответствующему оператору. Такое распределение обязанностей не лишает человека права направить обращение непосредственно в ООО «СИСТЕМА360».

9 Защита данных

Оператор организует разграничение доступа, индивидуальную авторизацию, конфиденциальность работников, защиту передачи данных, регистрацию существенных действий, резервное копирование и восстановление, контроль прав и обработку инцидентов. Конкретные меры определяются с учётом актуальных угроз, состава данных и требований законодательства.

Секреты входа и подписи не публикуются в документах или общедоступных журналах. Доступ к архиву соглашений и персональным документам проверяется отдельно от знания ссылки. Пользователь обязан сохранять конфиденциальность своих средств доступа и незамедлительно сообщать о компрометации на info@gkdialog.info.

Оператор назначает ответственного за организацию обработки персональных данных внутренним актом. Публичным каналом связи с Оператором остаётся info@gkdialog.info. При инцидентах Оператор выполняет обязанности по уведомлению уполномоченного органа, расследованию и взаимодействию с компанией-пользователем в установленные законом и договором сроки.

10 Изменение Политики

Политика подлежит утверждению уполномоченным лицом Оператора и размещению в открытом доступе, в том числе со страниц Системы, на которых собираются персональные данные. Действующая редакция содержит дату, позволяющую отличить её от предыдущих редакций.

Изменение Политики не расширяет автоматически ранее данное согласие, поручение компании или полномочия пользователя. При изменении целей, состава обработки или получателей Оператор проверяет правовые основания и при необходимости предварительно оформляет новые документы или получает отдельное согласие.